WorkFlowy, mein neues Lieblingstool für Notizen und To-Do-Listen

Anfang August bin ich auf WorkFlowy1 gestoßen, einen Service, der sich selbst als „world’s best tool for taking notes and making lists“ bezeichnet. Und da ich immer auf der Suche nach einer besseren Möglichkeit zur Organisation meiner Notizen und zum Anlegen von To-Do-Lists bin, konnte ich natürlich nicht anders, als den mir bis dahin gänzlich unbekannten Dienst auszuprobieren.

Und was soll ich sagen: Seitdem lebe ich in WorkFlowy. Es hat meine Notiz-App ersetzt und mein To-Do-Listen-Dilemma endlich und scheinbar endgültig gelöst. Mit SimpleNote, bisher meine Notiz-App of choice, stand ich schon seit längerem auf Kriegsfuß. Trotz Tagging herrscht hier Chaos, wenn man ein paar hundert Notizen hat – auch der Automattic-Aufkauf und das neue Design änderten das nicht.2 Auf der To-Do-List-Seite sah es nicht besser aus: Während Due (iTunes-Partnerlink) zwar mein „Samstag um 13 Uhr Blumen gießen“-Problem vorzüglich gelöst hat, fehlte es mir nach wie vor an einer Möglichkeit jenseits von Papier abzuarbeitende To-Do-Listen anzulegen. Die TaskPaper-Idee gefiel mir besser als die Umsetzung und todo.txt war mir überraschenderweise nicht flexibel genug. Ich war drauf und dran, meine eigene Lösung zu programmieren – da trat WorkFlowy in mein Leben.

Der „Fit your entire brain on one piece of paper“-Ansatz von WorkFlowy sieht dabei so aus: Listen können beliebig viele Unterlisten beinhalten. Die oberste Ebene habe ich bei mir z.B. in ‚Privat‘, ‚Studium‘, ‚Projekte‘ und ‚Medien‘ eingeteilt. Unter diesen Punkten verbergen sich weitere Punkte mit weiteren Unterpunkten mit weiteren Unterpunkten mit weiteren Unterpunkten. Ihr versteht schon. Ein Outliner auf Crack, sozusagen. Jeder Eintrag kann mit #tags und @kontext oder einer zusätzlichen Notiz versehen werden. Außerdem lassen sich alle Einträge als „erledigt“ markieren. Die verschiedenen Listen können auf der aktuell angezeigten Seite ausgeklappt werden oder man „zoomt“ in sie herein. Klingt kompliziert, ist es aber keineswegs.

Der Dienst ist browserbasiert3, aber natürlich gibt es auch eine App für iPhone & iPad. Die ist zwar mehr als okay, könnte an der ein oder anderen Stelle aber noch verbessert werden (um einen Landscape-Mode zum Beispiel). Außerdem sind manche Funktionen, wie etwa das Anlegen von Shared Lists, bisher nur über die Webseite verfügbar. Apropos Shared Lists: Hiermit ist es möglich Listen mit anderen WorkFlowy- und Nicht-WorkFlowy-Nutzern zu teilen, wobei ausgewählt werden kann, ob diese die Liste nur sehen oder auch bearbeiten dürfen. Hier eine Beispielliste. Meine Verlobte und ich nutzen geteilte Listen mittlerweile für fast alles, was von uns beiden zusammen organisiert werden will: Einkaufslisten, Hochzeitsvorbereitungen oder unsere Watchlist kommender Kinofilme.

Hinter WorkFlowy stehen zwei Entwickler, die Vollzeit daran arbeiten und die man mit einem Pro-Account, der $5/Monat oder $50/Jahr kostet, unterstützten kann. Damit gibt’s dann z.B. auch ein automatisches Dropbox-Backup und die Möglichkeit unbegrenzt viele List-Items anzulegen. Im Free-Account ist der Export nur per Copy & Paste möglich4 und man kann nur 750 Items pro Monat anlegen. Es sei denn man meldet sich über (m)einen Referrer-Link an, dann gibt’s nämlich 250 Items mehr pro Monat. Aber lasst euch von einem Hardcore-Nutzer sagen, dass das dann auch vollkommen ausreicht.

In diesem Sinne: Seht euch WorkFlowy an, der Dienst ist unverständlicherweise nicht annähernd so bekannt, wie er sein müsste. Und: „Make Lists. Not War.“

  1. Die Links auf WorkFlowy enthalten meinen Referrer, wodurch du und ich im Free-Account jeweils 250 Items mehr pro Monat bekommen.
  2. Für bebilderte Notizen, sammelnswerte Textstellen, usw. benutze ich übrigens seit jeher Evernote (Referrer-Link).
  3. Ich hab mir eine WorkFlowy-Fluid-App gebastelt und ins Dock gepackt.
  4. Formatiert, als Plain Text oder OPML.
· am veröffentlicht 21.11.2013

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