#to do

„Getting things done ist eine Falle“

Gute Beobachtung von @mkalina, der am Beispiel von Google Duplex, Googles neuem KI-Assistenten für Telefonate, aufzeigt, wie das Privatleben immer mehr zugunsten der Erledigung von Arbeit reduziert wird:

„Get things done“, das Vaterunser der letzten und bestimmt auch der kommenden Jahre. Es ist zu wenig Zeit, um ein 30 Sekunden lang dauerndes Telefonat mit einem Friseur zu führen. […]

GTD ist eine Falle. Eine trügerische, das Leben verachtende Falle, wenn „Getting things done“ zur obersten Prämisse allen Tuns wird. Niemand kritisiert dabei das Vorhaben, Dinge abzuschließen, zu erledigen und hinter sich zu bringen, aber GTD bedeutet ja auch etwas anderes. GTD hat seine Bedeutung verändert und steht für die Aufgabe des privaten zugunsten eines beruflichen Lebens.

Auch ich kann mich davon leider nicht frei sprechen, aber Einsicht ist bekanntlich der erste Schritt zur Besserung.

Create Reminders for Due – without Due

One of the all-time favorites on my homescreen is Due, a reminder app for iOS and Mac. In fact, I wrote a review of it back in 2011 and recommended it to everyone who’s looking for a simple, but efficient todo and reminder app. A few days ago Lin Junjie, the developer of Due, released the long-awaited 2.0 of my everyday companion with a new look and feel. I really like it and I’m pretty sure that I’ll keep on using Due for the next couple of years. But there’s one problem: My wife doesn’t use Due.

She’s a fan of Apple’s own Reminders app and that’s fine. Thanks to iOS‘ family sharing I can add tasks and reminders to a shared list and she receives them on her phone. The other way around doesn’t work so smoothly: I don’t like the official app at all and buried it in an abandoned folder on my last screen. Sure, she could install Due on her iPhone or Mac, too, but so I could use the Reminders app. Obviously, there must be a better way to deal with our task management. A way in which I could have some fun with a few exciting JavaScript libraries…

This resulted in this little web interface. It’s a simple way to create and share reminders for Due from the web. For this purpose, it will generate a custom URL, which could then be shared with someone else via Mail, WhatsApp and Threema (or Copy & Paste). When the recipient opens the URL, it takes him to Due, where it composes a new reminder with the chosen title and due date.

The web interface is based on Due’s UI and mimics it when creating reminders. Even natural date and time parsing is working just like in the app. Because the browser support of JavaScript’s own Date object is a mess, I’ve implemented the date calculations with Adam Shaw’s XDate. The natural date and time parsing is realized with Wanasit Tanakitrungruang’s Chrono. Right now date and time formats like February 16, Feb 16 or 2015-02-16 and 13 pm or 13:37 are supported.

This was a fun little finger exercise for me, but my wife is actually using it. So, mission accomplished! If you’re curious about the code, check it out on CodePen.

And if your loved ones use Due and you do not, please reconsider your life choices and get Due. Or give my little tool a try. 😉

WorkFlowy, mein neues Lieblingstool für Notizen und To-Do-Listen

Anfang August bin ich auf WorkFlowy1 gestoßen, einen Service, der sich selbst als „world’s best tool for taking notes and making lists“ bezeichnet. Und da ich immer auf der Suche nach einer besseren Möglichkeit zur Organisation meiner Notizen und zum Anlegen von To-Do-Lists bin, konnte ich natürlich nicht anders, als den mir bis dahin gänzlich unbekannten Dienst auszuprobieren.

Und was soll ich sagen: Seitdem lebe ich in WorkFlowy. Es hat meine Notiz-App ersetzt und mein To-Do-Listen-Dilemma endlich und scheinbar endgültig gelöst. Mit SimpleNote, bisher meine Notiz-App of choice, stand ich schon seit längerem auf Kriegsfuß. Trotz Tagging herrscht hier Chaos, wenn man ein paar hundert Notizen hat – auch der Automattic-Aufkauf und das neue Design änderten das nicht.2 Auf der To-Do-List-Seite sah es nicht besser aus: Während Due (iTunes-Partnerlink) zwar mein „Samstag um 13 Uhr Blumen gießen“-Problem vorzüglich gelöst hat, fehlte es mir nach wie vor an einer Möglichkeit jenseits von Papier abzuarbeitende To-Do-Listen anzulegen. Die TaskPaper-Idee gefiel mir besser als die Umsetzung und todo.txt war mir überraschenderweise nicht flexibel genug. Ich war drauf und dran, meine eigene Lösung zu programmieren – da trat WorkFlowy in mein Leben.

Der „Fit your entire brain on one piece of paper“-Ansatz von WorkFlowy sieht dabei so aus: Listen können beliebig viele Unterlisten beinhalten. Die oberste Ebene habe ich bei mir z.B. in ‚Privat‘, ‚Studium‘, ‚Projekte‘ und ‚Medien‘ eingeteilt. Unter diesen Punkten verbergen sich weitere Punkte mit weiteren Unterpunkten mit weiteren Unterpunkten mit weiteren Unterpunkten. Ihr versteht schon. Ein Outliner auf Crack, sozusagen. Jeder Eintrag kann mit #tags und @kontext oder einer zusätzlichen Notiz versehen werden. Außerdem lassen sich alle Einträge als „erledigt“ markieren. Die verschiedenen Listen können auf der aktuell angezeigten Seite ausgeklappt werden oder man „zoomt“ in sie herein. Klingt kompliziert, ist es aber keineswegs.

Der Dienst ist browserbasiert3, aber natürlich gibt es auch eine App für iPhone & iPad. Die ist zwar mehr als okay, könnte an der ein oder anderen Stelle aber noch verbessert werden (um einen Landscape-Mode zum Beispiel). Außerdem sind manche Funktionen, wie etwa das Anlegen von Shared Lists, bisher nur über die Webseite verfügbar. Apropos Shared Lists: Hiermit ist es möglich Listen mit anderen WorkFlowy- und Nicht-WorkFlowy-Nutzern zu teilen, wobei ausgewählt werden kann, ob diese die Liste nur sehen oder auch bearbeiten dürfen. Hier eine Beispielliste. Meine Verlobte und ich nutzen geteilte Listen mittlerweile für fast alles, was von uns beiden zusammen organisiert werden will: Einkaufslisten, Hochzeitsvorbereitungen oder unsere Watchlist kommender Kinofilme.

Hinter WorkFlowy stehen zwei Entwickler, die Vollzeit daran arbeiten und die man mit einem Pro-Account, der $5/Monat oder $50/Jahr kostet, unterstützten kann. Damit gibt’s dann z.B. auch ein automatisches Dropbox-Backup und die Möglichkeit unbegrenzt viele List-Items anzulegen. Im Free-Account ist der Export nur per Copy & Paste möglich4 und man kann nur 750 Items pro Monat anlegen. Es sei denn man meldet sich über (m)einen Referrer-Link an, dann gibt’s nämlich 250 Items mehr pro Monat. Aber lasst euch von einem Hardcore-Nutzer sagen, dass das dann auch vollkommen ausreicht.

In diesem Sinne: Seht euch WorkFlowy an, der Dienst ist unverständlicherweise nicht annähernd so bekannt, wie er sein müsste. Und: „Make Lists. Not War.“

  1. Die Links auf WorkFlowy enthalten meinen Referrer, wodurch du und ich im Free-Account jeweils 250 Items mehr pro Monat bekommen.
  2. Für bebilderte Notizen, sammelnswerte Textstellen, usw. benutze ich übrigens seit jeher Evernote (Referrer-Link).
  3. Ich hab mir eine WorkFlowy-Fluid-App gebastelt und ins Dock gepackt.
  4. Formatiert, als Plain Text oder OPML.

To do or not to do (oder: Ein Loblied auf Due)

Auf die Frage, wie seine Eltern ihn beschreiben würden, entgegnete einer meiner Freunde neulich in einem Bewerbungsgespräch: „Als faule Socke.“ Obwohl das wahrscheinlich der Wahrheit entspricht (ich kenne seine Eltern, Gruß an der Stelle) und obwohl ich ihn ansonsten wegen genau dieser Mit-nichts-was-zu-tun-heit schätze, war das wohl nicht der klügste Moment seinen Humor spielen zu lassen. Die meisten anderen (und ich) hätten wohl irgendwas von „engagiert“, „verantwortungsbewusst“ und „zielstrebig“ geschwafelt – und gelogen.

Denn die meisten (und ich) sind tatsächlich faule Socken. Faule Socken, die erst durch das große Geld, Spaß an der Sache oder andere Hilfsmittelchen motiviert werden müssen. Hilfsmittelchen wie To-Do-Listen und Getting Things Done-Spökes. Denn während es mir im Büro und im Studium überaus leicht fällt (siehe wahlweise ‚Spaß an der Sache‘ oder ‚Das große Geld‘), Listen zu schreiben, abzuarbeiten und abzuhaken, wird das privat schon schwieriger. Grillkohle kaufen, die Lovefilm-DVD einwerfen und den alten Schulfreund an seinem Geburtstag anrufen, kann überaus schwierig sein, wenn man einen fast unüberwindbaren inneren Schweinehund oder – und hier kommt meine Achillesferse – unendliche Vergessenheit sein Eigen nennt.

Doch wie heißt es so schön: there’s an app for that. Und so habe ich mich auf den weiten Weg gen AppStore gemacht, um mich mit einer To-Do-Listen-App einzudecken. Das muss so 2008 gewesen sein und wegen der unfassbar großen Auswahl an To-Do- und GTD-Apps hat die Suche nach der Herzensapp bis vor wenige Wochen angedauert. Also sage und schreibe knappe drei Jahre, nur um eine ordentliche Applikation zu finden, die meinen (eigentlich recht simplen) Ansprüchen genügt und mich nicht mit allerhand überflüssigem Feature-Mist erschlägt.

In der Riege der Apps mit allerhand überflüssigem Feature-Mist bin ich dem alteingesessenen Platzhirsch Things begegnet, ebenso wie 2Do und Todo. Das Problem hier: viel zu viele Funktionen, die gar niemand braucht außer David Allen persönlich. Wenn ich nämlich all meine Tasks in Projekte und Kategorien einordnen, taggen und verschieden hoch priorisieren soll, brauche zumindest ich einen Taskmanager für meinen Taskmanager. Und wer sich überlegt hat, Aufgaben mit Geotags zu versehen, gehört sowieso erschossen (es sei denn er ist der Erfinder der Geotags, dann ginge das schon in Ordnung).

Also eine Nummer simpler. Hier laufen einem dann Task Eater, Dropkick und Wunderlist über den Weg. Alles viel einfacher als oben, meist nur Aufgaben anlegen und abhaken. Das wiederum ist mir dann jedoch zu wenig – am liebsten hätte ich eine Cloud-basierte Backup-/Sync-Lösung und allen voran eine ordentliche Erinnerungsfunktion, weil ich sonst praktisch nichts mehr mit den Tasks mache als sie angelegt zu haben. Alle gerade genannten Apps machen das eine oder andere zwar gut, aber einen rundum guten Ansatz konnte ich’s bis hierhin nirgendwo finden.

Und dann habe ich meine bessere Hälfte, die kein iPhone besitzt, bei ihrem Selbstmanagement beobachtet. Und siehe da: ohne AppStore und Netzzugang bietet ihr Dumbphone alles, was man eigentlich braucht. Mittels einer einfachen, zuverlässigen Erinnerungsfunktion. Doch was bei den Nokia-, Siemens-, Motorola- und Sagem-Handys des vergangenen Jahrtausends Gang und Gäbe war, hat Apple irgendwie vergessen (oder es ist Steve Jobs‘ Rotstift zum Opfer gefallen). Und genau das hat Due, die selbsternannte „missing reminder app“, sich auf die Fahnen geschrieben: die Erinnungsfunktionslücke von Apple zu füllen.

Und das macht sie meines Erachtens mit Bravour. Ich nutze Due seit einem Monat, habe zwischenzeitlich rund 56 Erinnerungen/Tasks angelegt und bereits 48 abgearbeitet. Was definitiv Dues penetrantem und daher (für mich) außerordentlich guten Erinnerungsmechanismus zuzuschreiben ist. Die App erinnert einen nämlich unentwegt im Minutentakt daran, die Aufgabe zu erledigen – mit der Option sie um 10, 20, 30 Minuten usw. beziehungsweise eine Stunde, einen Tag usw. zu verschieben. Das ist so nervig gut, dass ich im vergangenen Monat (so gut wie) nichts vergessen habe. Dass Due dann auch noch mit Dropbox-Sync daher kommt, ist selbstredend auch mehr als erfreulich. Lediglich das Zusammenspiel des iPhone-Due mit dem iPad-Due könnte optimiert werden und hat bei mir soweit geführt, dass ich’s wieder vom iPad runtergeschmissen habe. Das lag jedoch weniger an der App selbst, als viel mehr an Beschränkungen von iOS und dessen suboptimalem Notification-System (doch dazu später in einem eigenen Artikel mehr).

Aber, aber, so geht’s ja nicht, werden die Korinthenkacker unter euch nun entgegnen, das ist ja keine „richtige“ To-Do-/GTD-App! Aber wisst ihr was? Das ist mir egal, denn für mich (und scheinbar viele, viele andere) erfüllt Due genau diesen Zweck: mir beim Organisieren meiner Aufgaben zu helfen. Meine To-Do-Listen, die zeitunabhängig abgearbeitet werden müssen, landen derweil in SimpleNote, das im Zusammenspiel mit Notational Velocity meinen bisherigen Favoriten TaskPaper abgelöst hat. Wer nämlich To-Dos jenseits von vorgefertigten Formularen und Checkboxen möglichst frei niederschreiben möchte, der kommt an SimpleNote oder dem immer noch sehr guten TaskPaper einfach nicht vorbei.

Aber Due, ich sag’s nochmal, das ist richtig gut. Und hätte mir das vorher jemand gesagt, Mensch, was hätte ich ein Geld gespart…

(iTunes-Partnerlink: Due im AppStore)